Parti comuni, codici della distinta base e auto-configurazione / auto-composizione di manuali specifici

Per migliorare l'efficienza nella produzione di manuali di istruzioni e documentazione tecnica, in alcuni contesti è vantaggioso non solo gestire in modo univoco le parti comuni, ma collegarle con i codici della distinta base (BOM - Bill of Material), utilizzando questi ultimi come strumento per auto-configurare e auto-comporre la versione base di manuali specifici, che successivamente potrà essere integrata con contenuti propri del singolo macchinario descritto nel manuale.

In questi contesti Argo CMS supporta il flusso di lavoro descritto qui di seguito.

Fase 1 - Impostazione del sistema di auto-configurazione dei manuali specifici

Creazione di uno o più archivi di contenuti comuni

In Argo CMS vengono allestiti uno o più archivi di contenuti comuni, le cui caratteristiche principali sono:

• Classificazione dei contenuti standardizzata, secondo le indicazioni della Direttiva Macchine e la prassi aziendale
• Inserimento dei contenuti multimediali e multilingua relativi a tutte le macchine, a tutti i gruppi e/o a tutti i componenti impiegabili nella costruzione di un macchinario specifico.

Popolamento primario dei codici della distinta base (BOM - Bill of Material)

Il popolamento primario consiste nell'importazione automatica in Argo CMS di tutti o parte dei codici presenti nel sistema gestionale dell'azienda (ERP - Enterprise Resource Planning).

I codici - relativi di norma a gruppi e/o componenti - sono necessari per marcare i contenuti comuni e rappresentano la base per il funzionamento delle procedure di auto-configurazione e auto-composizione dei manuali specifici. Queste funzioni prendono infatti avvio dalla distinta base (BOM - Bill of Material) del macchinario specifico, verificano se vi sono contenuti comuni associati a questi codici, e auto-configurano e auto-compongono la versione base del manuale specifico, inserendo solo i contenuti corrispondenti.

Prima marcatura dei contenuti comuni con i codici della distinta base (BOM - Bill of Material)

Una volta ultimato il popolamento primario dei codici, una procedura guidata di Argo CMS permette di associare a ogni contenuto comune uno o più codici. La marcatura definisce, se un contenuto comune è descrittivo di uno codice o più codici.

Fase 2 - Gestione del sistema di auto-configurazione dei manuali specifici

Dopo la fase di popolamento primario dei codici e di prima marcatura, nel sistema gestionale dell'azienda (ERP - Enterprise Resource Planning) possono essere inseriti e/o eliminati codici relativi a gruppi /o componenti e possono essere inseriti nuovi contenuti comuni.

Le procedure guidate di Argo CMS permettono di modificare nel tempo la lista dei codici collegati a un determinato contenuto comune, associando nuovi codici e/o eliminando quelli obsoleti.

Fase 3 - Utilizzo del sistema di auto-configurazione e auto-composizione dei manuali specifici

I passaggi necessari per auto-configurare e auto-comporre la versione base di un manuale specifico a partire da contenuti comuni opportunamente marcati sono i seguenti:

• Esportazione dal sistema gestionale dell'azienda (ERP - Enterprise Resource Planning) dei codici della distinta base (BOM - Bill of Material) relativi al macchinario di cui si intende realizzare il manuale specifico
• Importazione dei codici in Argo CMS
  • Il sistema effettua una verifica all'interno degli archivi dei contenuti comuni, segnalando quali sono i codici ai quali non sono associati contenuti comuni.
  • Sta al redattore decidere, se utilizzare i codici segnalati per marcare contenuti comuni già esistenti, se redigere e marcare nuovi contenuti comuni oppure se si tratta di codici specifici del macchinario di cui intende realizzare il manuale, nel qual caso i contenuti, non essendo comuni, saranno gestiti nel manuale specifico
• Auto-configurazione del manuale
  • Al temine della verifica Argo CMS seleziona in modo automatico i contenuti comuni associati ai codici della distinta base del macchinario di cui si intende realizzare il manuale
• Auto-composizione del manuale
  • Argo CMS copia infine in un nuovo documento o in un documento esistente i contenuti comuni, rispettandone la classificazione (cioè la disposizione in capitoli, sottocapitoli, ecc.)
  • Il redattore può decidere se copiare i contenuti in modalità Link (mantenendo il collegamento con i contenuti originali) oppure in modalità Copia (senza mantenere il collegamento con i contenuti originali, nel caso in cui i contenuti del manuale specifico vadano modificati rispetto a quelli comuni)
  • I contenuti sono copiati in tutte le lingue disponibili.

Al termine delle procedure di auto-configurazione e auto-composizione del manuale specifico, il redattore può svolgere manualmente le consuete attività di editing:

• Modificare la struttura di classificazione dei contenuti (per esempio per inserire, eliminare o spostare gli elementi di classificazione)
• Prelevare altri contenuti comuni in modalità Link o Copia
• Inserire manualmente contenuti specifici del manuale, nonché le relative traduzioni
• Archiviare e revisionare il manuale specifico.

Configuratore automatico della documentazione tecnica

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