Quinto Open House organizzato da Com&Tec

KEA ha partecipato all’edizione 2012 dell’Open House di Com&Tec, svoltasi a Bologna il 21 novembre, presentando il Configuratore automatico di manuali per il suo software Argo CMS, dedicato a gestire l'intero ciclo di vita dell'informazione (creazione, gestione, traduzione, pubblicazione automatica multicanale, riutilizzo dei contenuti), e a realizzare documentazione tecnica (manualistica di uso e manutenzione, manualistica di diagnosi, schede sicurezza, documentazione per la formazione, schede tecniche, istruzioni di montaggio, ecc.) e commerciale (cataloghi prodotto, listini prezzi, brochure, schede offerta, ecc.).

Per gli abstract completi degli interventi rimandiamo al sito di Com&Tec, mentre qui di seguito riportiamo alcuni spunti interessanti dal punto di vista di Kea.

Rispetto gli anni precedenti, questa edizione è stata caratterizzata dalla presenza di numerosi relatori esteri, che ci hanno permesso di affacciarci da vari punti di vista sul panorama internazionale della documentazione tecnica.

In apertura Michael Fritz - Tekom ha proposto una carrellata sui temi forti del dibattito internazionale, soffermandosi anche - cosa di particolare interesse per KEA - sugli aspetti tecnologici della documentazione tecnica.
A proposito di standard e strumenti a supporto della creazione e gestione delle informazioni, Michael Fritz ha sottolineato che:

• lo standard DITA è molto più utilizzato negli USA che in Europa
• il 40% degli associati Tekom utilizza software di gestione dei contenuti (CMS – Content Management Systems o CCMS – Component Based Content Management Systems, come li definisce Michael Fritz)
• i CAT Tool stanno prendendo piede per la gestione delle traduzioni.

Se da un lato la diffusione dei software di gestione dei contenuti sta crescendo, dall’altro Jörg Siemes - Océ ha sottolineato che in oltre il 40% dei casi, l’implementazione dei Content Management System fallisce, principalmente a causa di lacune nella gestione del mutamento dei processi (di redazione, traduzione, pubblicazione) e nella formazione dei technical writer.

La crucialità di questi aspetti è emersa con forza dall’intervento di Pascal Kesselmark, che - sulla scorta di casi applicativi pratici - ha illustrato i suoi 9 passaggi verso la produzione di “documentazione tecnica perfetta”:

• Analizzare i destinatari della comunicazione tecnica, individuandone i bisogni informativi
• Individuare i punti di debolezza della documentazione tecnica attuale
• Standardizzare la documentazione aziendale, riferendosi alle normative di settore e a best practices (per esempio pendendo a modello la documentazione tecnica realizzata dai vincitori del Docuprice [www.tekom.de])
• Creare documenti mastro ("template") basati sugli standard definiti in precedenza
• Individuare strutture semantiche riutilizzabili. Per esempio standardizzare le informazioni di sicurezza e i warning (note, attenzioni, pericoli, divieti, ecc.) secondo le norme di riferimento: oltre alla Direttiva Macchine 2006/42/EG, EN ISO 12100, IEC 62079 - IEC 82079-1:2012, EN 1050, ISO 3864 1/2, ANSI Z535.1-6
• Definire standard redazionali per testi e immagini
• Analizzare e ridefinire i processi di redazione, traduzione e pubblicazione
• Formare i redattori tecnici e, se necessario, implementare software di gestione dei contenuti, delle traduzioni e sistemi di pubblicazione automatica multicanale. Pascal Kesselmark ha sottolineato che CMS, CAT Tool e altre soluzioni tecnologiche devono fungere da supporto, non da guida, ai processi di gestione delle informazioni
• Pianificare audit a intervalli regolari per migliorare la documentazione e i processi di gestione.

Sul versante della standardizzazione è intervenuto Paolo Tobaldo, illustrando la nuova norma IEC 82079-1:2012 (che sostituisce la IEC 62079), dedicata alla preparazione di qualsiasi tipo di istruzioni per l'uso.

Ritornando agli aspetti tecnologici della documentazione tecnica, Michael Fritz ci ha informati della nascita di un nuovo gruppo di lavoro di Tekom, dedicato alla Mobile Documentation e creato dietro sollecitazione degli utenti. Tekom sta seguendo 3 direttrici per indagare il tema della pubblicazione di documentazione tecnica per dispositivi mobili:

• Pubblicazioni in formato e-Pub o PDF, generati da Word, Adobe FrameMaker o InDesign. Si tratta di soluzioni facilmente adottabili dall’azienda
• CMS e applicazioni web browser based
• CMS e app (dedicate a singoli sistemi operativi: iOS, Android, Windows 8) oppure web app in HTML5.

Sul tema della pubblicazione di documentazione tecnica, integrata con video e animazioni, è successivamente intervenuto Marco Galiazzo - EKR, mentre Alesssandro Leucci - Microsystem ha presentato il software 3D PDF Converter (di Tera4D), che permette di convertire i dati CAD 3D nativi in PDF 3D.
Sempre in ambito tecnologico, Daniele Luchi - Telnet ha illustrato applicazioni di realtà aumentata (AR - Augmented Reality) per la presentazione di prodotti, il supporto, l’assistenza e la formazione.

Autore: Petra Dal Santo