Perché utilizzare Argo CMS per realizzare manuali e libretti

10 buoni motivi per passare dalla creazione "a mano" della documentazione tecnica (con MS Word, Adobe InDesign o FrameMaker) alla produzione mediante il software di gestione dei contenuti Argo CMS (Content Management System) - PDM (Product Data Management)

Spesso le aziende si interrogano sui motivi, che possono supportare la decisione di abbandonare la realizzazione “manuale” della documentazione tecnica a favore dell’adozione di sistemi di gestione dei contenuti, come il nostro software Argo CMS.

Ecco 10 buoni motivi, tratti dalla nostra esperienza quotidiana di inserimento di Argo all’interno di aziende del comparto manifatturiero e distributivo, nonché di studi di produzione di manualistica in conto terzi.

1. Gestione univoca dei contenuti comuni

In Word / InDesign e in altri sistemi di impaginazione manuale abbiamo possibilità limitate di gestire in modo univoco i contenuti comuni. Perlopiù li possiamo riprendere mediante copia&incolla o duplicazione, ma - in caso di modifiche - siamo costretti a propagarle a mano nei vari punti in cui devono ricorrere.

Argo permette di gestire in modo univoco parti comuni a qualsiasi livello, dal macro al micro: può trattarsi di un intero capitolo (per esempio, quello che contiene la tavola dei pittogrammi utilizzati); di note, attenzioni, pericoli, divieti che si ripetono; di espressioni che ricorrono in modo uguale all'interno di vari paragrafi del manuale (termini del glossario aziendale, nomi di modelli, sigle di consumabili consigliati, ecc.).

In Argo le parti comuni sono gestibili in modo gerarchico: possiamo cioè trattare parti comuni a tutti i manuali, a famiglie e modelli di macchina, a insiemi di codici della distinta base (BOM - Bill of Materials), ecc. Il software dispone inoltre di un sistema efficiente per marcare in questo senso i contenuti.

La gestione e la marcatura delle parti comuni ne permette il riutilizzo all'interno dei manuali "specifici". (Per manuale specifico intendiamo il manuale che consegniamo al cliente a corredo della macchina).

Quando modifichiamo una parte comune, la modifica si propaga in automatico a tutte le sue occorrenze all’interno dei manuali specifici (fatto salvo che l’aggiornamento è sempre sotto il controllo del redattore e può essere bloccato puntualmente, se necessario. Per esempio per "congelare" manuali consegnati al cliente, che non devono subire modifiche, ma essere archiviati come tali all’interno del sistema).

La propagazione automatica delle modifiche non riguarda solo la lingua madre del manuale, ma anche le traduzioni.

2. Efficienza nella gestione delle traduzioni

Rispetto alla gestione manuale delle traduzioni, quella mediata da Argo risulta complessivamente più efficiente. Vediamo perché:

• Argo pareggia in automatico la struttura dei contenuti nelle varie lingue. Se aggiungiamo un paragrafo, un'immagine con didascalia o una tabella nella lingua madre del manuale, il software li inserisce anche nelle altre lingue, pronti per essere tradotti
• Il sistema permette di marcare in modo puntuale i contenuti da tradurre o la cui traduzione va rivista
• In base alla marcatura possiamo esportare selettivamente i contenuti da inviare al traduttore
• L'importazione dei contenuti tradotti è automatica. Le traduzioni si posizionano nei punti corretti senza necessità di intervenire manualmente. Questa funzione si concretizza in risparmio di tempo e precisione nella corrispondenza fra testo originale e traduzione, svincolata dalle competenze linguistiche del redattore
• Grazie alla gestione delle parti comuni, Argo permette di risparmiare sui costi di traduzione, poiché i testi da riutilizzare sono tradotti una sola volta, garantendo anche la certezza dell’utilizzo della versione corretta della traduzione.

Da notare che Argo è compatibile con i più diffusi CAT Tool (Trados, WordFast, ecc.), cioè con i software di traduzione assistita.

3. Configurazione automatica di manuali specifici

Il sistema di marcatura sta alla base delle funzioni di configurazione automatica della documentazione tecnica di Argo.

In fase di realizzazione di un libretto specifico, possiamo infatti chiedere ad Argo di recuperare tutti i contenuti disponibili per una determinata famiglia di macchine, per un modello, per un insieme di codici della distinta base, ecc.

Nel manuale così auto-configurato possiamo poi aggiungere i contenuti “specifici”, relativi alla macchina che consegniamo al cliente (per esempio, quelli legati a personalizzazioni, configurazioni o ricambistica dedicate).

4. Produrre manuali e libretti specifici per vari destinatari

La marcatura dei contenuti e le funzioni di esportazione selettiva dei dati, ci permettono di realizzare con un clic manuali specifici per i diversi destinatari della comunicazione tecnica: installatori, operatori, manutentori, ecc.

Ottemperiamo così alle disposizioni della Direttiva Macchine, migliorando anche la fruibilità della documentazione tecnica.

5. Creare pubblicazioni multicanale e multi-format editoriale

La marcatura dei contenuti e le funzioni di esportazione selettiva dei dati, ci permettono di utilizzare Argo per produrre uscite multicanale (carta, web, app, ecc.) e multi-format editoriale (manuali, libretti, guide rapide, guide all’installazione, guide alle procedure, guide alla soluzione dei problemi, ecc.).

Mentre Word / InDesign / FrameMaker sono formati fini a se stessi, Argo permette di alimentare a partire da una fonte dati univoca i vari tipi di comunicazione aziendale (cross-media-publishing).

L'azienda può quindi sfruttare appieno il patrimonio informativo, sia per migliorare il trasferimento della conoscenza dei prodotti e del loro utilizzo, sia per ampliare la gamma dei servizi di supporto offerti alla forza vendita, all’assistenza tecnica e agli utilizzatori finali.

6. Condividere contenuti tecnici corretti all’interno dell’azienda

Non di rado cataloghi, schede prodotto e listini, offerte, manuali e schede tecniche, fatture non sono allineati dal punto di vista contenutistico.

Argo permette alle varie aree aziendali (ufficio progettazione, ufficio documentazione tecnica, ufficio marketing, ufficio commerciale, amministrazione, ecc.) di condividere informazioni tecniche corrette, utilizzandole per redigere tutti i documenti a corredo della macchina, nelle varie fasi del suo ciclo di vita (dalla proposta commerciale, all’installazione e formazione presso il cliente, alla fatturazione, alla gestione della ricambistica, ecc.).

7. Alimentare piattaforme di e-commerce business-to-business

Argo può essere agevolmente integrato con il sistema gestionale (ERP) presente in azienda (che gestisce anagrafica clienti, listini, sconti, ecc.) e concorrere dal punto di vista dei contenuti tecnici all’alimentazione di e-commerce business-to-business, dedicati per esempio alla vendita di ricambi e accessori.

Si tratta di un’interessante opportunità per trasformare in fonte di guadagno la gestione della documentazione tecnica, che - in alcune realtà - è ancora percepita soprattutto come fattore di costo.

8. Collaborare alla gestione dei contenuti della documentazione tecnica

Argo è un software multipostazione. Grazie alla sua gestione delle autorizzazioni permette a varie per persone, all'interno e all'esterno dell'azienda, di collaborare alla redazione di manuali e libretti (product manager, redattori interni, technical writer esterni, traduttori, consulenti, ecc.).

Le autorizzazioni sono così granulari, che a ogni gruppo di lavoro possiamo assegnare la gestione di specifici tipi di contenuti. Per esempio, possiamo incaricare l’ufficio tecnico di aggiornare disegni, schemi e tabelle tecniche, mentre l’ufficio marketing di provvedere alle fotografie e alle descrizioni commerciali del prodotto; così come possiamo abilitare il traduttore inglese alla sola redazione dei contenuti in lingua.

Inoltre Argo permette all’azienda di configurare il proprio workflow, per esempio marcando contenuti come “da rivedere” o “approvati” o di pertinenza di un determinato redattore o supervisore.

9. Comodi strumenti di editing

Grazie ai suggerimenti ricevuti dagli utilizzatori, nel corso degli anni Argo si è arricchito di varie utility di editing. Due per tutte:

• Il motore di ricerca globale, che permette di ricercare in tutti i documenti presenti in Argo, in base a vari criteri (per esempio, full-text, contenuti “da tradurre”, “da rivedere” o di pertinenza di una determinata persona, ecc.)
• La creazione di modelli, ovvero di template di pagina. Si tratta di una funzione utile, quando gestiamo contenuti la cui struttura è ripetitiva, come per esempio nel caso di schede prodotto, schede ricambi, schede tecniche, schede offerta, ecc.

10. Impaginazione automatica in Word / InDesign / FrameMaker

Sul fronte specifico dell'impaginazione, quella automatica, a partire da Argo, è più rapida di quella manuale e applica automaticamente gli stili di paragrafo e di tabella corretti (cioè coerenti con l'impostazione del layout predefinito), garantendoci una maggiore coerenza nella comunicazione.

Autore: Petra Dal Santo

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