Argo CMS

Argo come CCMS - Component Content Management System

Nel nostro approfondimento abbiamo analizzato le caratteristiche principali dei CCMS per la comunicazione tecnica. Vediamo ora quali sono le funzionalità di Argo tipiche di un sistema di Component Content Management.

Argo CMS si fonda sul principio base dei sistemi di Component Content Management, ovvero sulla gestione modularizzata dei contenuti, intesi come componenti con i quali assemblare gli output multicanale della documentazione tecnica (manuali di istruzioni, help online, guide rapide, guide alla risoluzione di problemi, ecc.) e della documentazione di prodotto (cataloghi, cataloghi ricambi, cata-listini, listini, schede, ecc.).

In Argo CMS i contenuti sono come mattoncini del Lego: moduli in sé compiuti, pronti per essere assemblati fra loro in base a regole volte a garantire l'ottenimento dei risultati desiderati.

Le dimensioni - cioè la granularità, la grana - dei moduli di contenuto non è predefinita in Argo CMS, ma si orienta sulle esigenze di assemblaggio. Un mattoncino può comprendere, per esempio, un topic (la procedura per portare a termine un compito), un concetto o una risorsa (tabelle di dati tecnici, diagrammi).

La struttura del modulo può essere libera o predefinita nei suoi elementi costitutivi, grazie alla funzione Modelli di Argo CMS.

Per quanto concerne la gestione del ciclo di vita dei contenuti, in Argo CMS appositi marcatori permettono di indicare lo stato di approvazione e di traduzione dei moduli; inoltre è possibile verificare l'utilizzo dei componenti all'interno degli output e gestire manualmente revisioni di contenuti e output.

La gestione di termini e variabili, il motore di ricerca di Argo CMS e l'interoperabilità verso sistemi di traduzione assistita (CAT Tools e TM, Translation Memory, memorie di traduzione) aiutano il comunicatore tecnico a standardizzare i moduli non solo dal punto di vista formale, ma anche contenutistico.

Gli output sono aggregati di moduli di contenuto assemblati in base a regole: in questo scenario i metadati sono fondamentali, poiché forniscono alle "istruzioni di montaggio" le informazioni necessarie alla corretta selezione dei contenuti da pubblicare in un determinato output.
Argo CMS permette di gestire, associare e richiamare metadati multidimensionali, relativi per esempio al tipo di prodotto, ai codici della distinta, alla lingua e al mercato, al profilo del destinatario, al canale di distribuzione, al dispositivo utilizzato per la fruizione, ecc.
I metadati stanno alla base della possibilità di realizzare in modo flessibile e agevole output personalizzati per vari pubblici di destinazione, anche secondo logiche one-to-one.

Oltre a contenuti e metadati, Argo CMS gestisce le funzioni necessarie al Conditional Publishing, permettendo al comunicatore tecnico di definire la struttura dei vari tipi di output multicanale e i criteri di selezione dei contenuti, nonché di automatizzare l'assemblaggio degli output in base alle "istruzioni" formalizzate. Il sistema è in grado di gestire le relazioni sia fra contenuti, sia fra contenuti e output.

Modularizzazione e standardizzazione dei contenuti, gestione dei metadati, output assemblati in base a "istruzioni di montaggio": tutto ciò con l'obiettivo del single sourcing (grazie anche all'integrazione fra Argo CMS e altre fonti dati presenti in azienda) e del (ri)uso. Gestisci il contenuto 1 volta e riusalo N volte, ecco la logica del sistema.
In quanto software multipostazione, Argo CMS permette di includere tutte le funzioni aziendali nel processo di redazione collaborativa e di riuso, ognuna per le proprie competenze, esigenze e autorizzazioni.

Il secondo obiettivo di Argo è di automatizzare non solo l'assemblaggio degli output multicanale, ma anche la loro realizzazione e distribuzione.
Il CMS è quindi integrato con sistemi di impaginazione automatica di pubblicazioni su carta / PDF (in formato MS Word, Adobe InDesign e FrameMaker), con sistemi per la generazione di help online, con CMS web, con sistemi di e-commerce, ecc.
Grazie alla predisposizione di Argo CMS per la multicanalità, sono possibili anche integrazioni a progetto, per esempio per alimentare applicazioni per il mobile e app.

Per snellire attività di pubblicazione ripetitive, Argo CMS permette di archiviare non solo i moduli di contenuto, ma anche le configurazioni e gli assemblaggi.

Rispetto ad altri CCMS Argo non supporta ancora in modo attivo standard quali DITA e S1000D, funzioni di authoring memory e linguaggi controllati, e non dispone ancora di sistemi per la gestione automatica delle revisioni e del workflow.

I principali vantaggi che l'adozione di di Argo può portare sono tipici di un CCMS:

• Riduzione dei tempi e costi di redazione, revisione, traduzione
• Riduzione dei tempi e costi di realizzazione e distribuzione degli output
• Coerenza dei contenuti pubblicati nei vari output
• Azzeramento del rischio di disallineamenti
• Inclusione di tutte le funzioni aziendali nel processo di redazione collaborativa, ognuna per le proprie competenze e autorizzazioni
• Riuso dei contenuti da parte di tutte le funzioni aziendali, ognuna per le proprie esigenze e autorizzazioni
• Possibilità di rispondere flessibilmente alle richieste di nuovi tipi di output da parte dei pubblici di destinazione
• Possibilità di personalizzare gli output in base al profilo dei pubblici di destinazione o anche del singolo utente
• Possibilità di sfruttare a fini marketing i contenuti della documentazione tecnica grazie alle potenzialità del web 3.0 (motori di ricerca, social network e mobile in primis)
• Predisposizione all'erogazione di contenuti tecnici "intelligenti" (in grado di configurarsi e proporsi in modo autonomo all'utente in base al suo profilo e al contesto in cui opera), per esempio attraverso applicazioni dell'IoT (Internet of Things, internet delle cose).

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