I valori delle celle delle tabelle e tabelle varianti possono far riferimento a valori di altre tabelle o tabelle varianti.
Ad esempio per utilizzare descrizioni comuni a più prodotti piuttosto che dati tecnici o codici oppure per gestire gli accessori comuni a più articoli.
Con i riferimenti incrociati nelle tabelle si riesce quindi a centralizzare i valori ed i parametri comuni a più parti del documento, semplificando al massimo la manutenzione, la traduzione e gli aggiornamenti.
Esistono due tipi differenti di riferimenti incrociati per le tabelle chiamati XREF-3 e XREF-5.
Il primo, XREF-3, è collegato sempre alla prima colonna della riga a cui fa riferimento in cui solitamente è scritto il codice; il secondo, XREF-5, è collegato all'intera riga a cui fa riferimento. Nella stessa tabella si possono avere riferimenti misti (XREF-3 e XREF-5); inoltre gli XREF-3 possono anche essere ripetuti all'interno della stessa cella.
Per effettuare un XREF-3 o XREF-5 bisogna aprire 2 volte lo stesso documento ed affiancare le finestre in modo da poter fare drag&drop dalla tabella di riferimento alla tabella di destinazione.Per effettuare un XREF-5 prima di iniziare il drag&drop bisogna tenere premuto il tasto CTRL.
Per visualizzare il valore a cui fa riferimento un XREF bisogna passarci sopra con il mouse tenendo premuto il tasto CTRL. Verrà visualizzato un piccolo banner con il valore.
Vediamo un piccolo esempio:
Immaginiamo un catalogo articoli con 6 articoli e 4 accessori di differente colore. Nella prima tabella vogliamo riportare solo il codice dell'accessorio, mentre nella seconda tabella tutti i dati relativi all'accessorio.
Per indicare nella tabella degli articoli i relativi accessori dovremmo solitamente fare come nell'immagine, ripetendo le stesse informazioni per tutti gli articoli che hanno lo stesso accessorio, come per l'ART 1 e l'ART B. Notare anche l'articolo ART 2 che ha 2 accessori. I possibili problemi e difficoltà diventano evidenti quando i prodotti che hanno lo stesso accessorio sono centinaia ed in posti diversi. Ad esempio se l'accessorio 1 cambiasse descrizione dovremmo modificare ovunque la sua descrizione, e se abbiamo più di una lingua gli errori e le dimenticanze sarebbero inevitabili.
La soluzione a questo problema viene dai riferimenti incrociati alle tabelle. Ecco come si presenta la stessa tabella utilizzando gli XREF-3 e XREF-5:
Come si nota ora sono memorizzati solo i collegamenti agli accessori. Nella prima tabella verrà stampato solo il codice articolo, mentre nella seconda tabella l'intera riga degli accessori.
Se l'accessorio ACC1 dovesse cambiare codice o descrizione o colore, tutte le tabelle che ne fanno riferimento sarebbero automaticamente aggiornate.